Parmi les tâches dont nous sommes responsables en tant qu’auxiliaires, se trouve la gestion du planning. L’organisation de celui-ci est différente selon le type de structure, les horaires d’ouverture, le nombre de vétérinaires présents… Pourtant certains points communs existent.
Concernant les jours fériés, certaines structures peuvent rester ouvertes et ne doivent donc pas forcément adapter leurs plannings. D’autres fonctionnent en service partiel et n’accueillent que les urgences et, enfin, la plupart des structures vétérinaires ferment et mettent alors en place un service de garde. Dans tous les cas, une adaptation plus ou moins importante du planning des semaines contenant un jour férié est à prévoir.
Comment s'organiser autour d'un jour férié ?
Avec 11 jours fériés dans l’année en 2023, c’est bien souvent toute l’organisation des semaines concernées qui est à revoir.
Nous sommes alors en face d’une semaine de 5 jours ouvrables et le planning se remplit évidemment plus rapidement qu’en temps normal. Ce phénomène est encore plus marqué quand le jour férié précède ou suit directement un dimanche, jour de fermeture hebdomadaire. En effet, cela entaine une fermeture de la structure sur 2 jours consécutifs. Fermeture prolongée qui peut accentuer l’inquiétude des clients qui vont alors vouloir à tout prix venir… avant la fermeture !
Modifier son organisation est alors primordial. Pour les clients d’abord, afin de limiter les refus de consultations par manque de place, de limiter leur temps d’attente et de leur éviter de devoir consulter en urgence, au prix fort, en dehors de nos heures d’ouverture. Mais également pour les vétérinaires et nous afin de nous éviter des journées ingérables et interminables, source de stress et de fatigue supplémentaires. Et enfin, bien sûr, pour les animaux, afin de leur assurer une qualité de soins optimale au moment où ils en ont besoin.
N'oublions pas, qu’en plus de la problématique des consultations, il nous faudra aussi prendre en compte ces semaines-là, la gestion des stocks (avec les jours fériés nos jours de livraisons peuvent être modifiés). Il faut alors prévoir en amont les stocks en alimentation et en médicaments nécessaires afin de ne pas risquer d’en manquer.
L’organisation spécifique autour des jours fériés doit donc être globale. Anticiper pour mieux gérer est essentiel. Adapter le planning dès la veille et au retour des jours fériés est un incontournable.
La veille, alléger le planning pour pouvoir l'adapter
Nous sommes sûrement d’accord pour dire que la veille d’un jour férié, il ne faut pas trop remplir à l’avance notre planning avec des rendez-vous vaccinaux, mais qu’au contraire, il est prudent de garder des créneaux disponibles pour les consultations de dernière minute qui ne pourraient pas attendre 24 à 48h, la réouverture de la clinique.
De même, concernant les chirurgies, le créneau qui leur est réservé peut être raccourci afin de privilégier là aussi les consultations. Les chirurgies de convenances pourront être limitées afin de laisser de la place pour d’autres chirurgies qui elles ne peuvent pas attendre d’être prises en charge 3 jours plus tard (comme un pyomètre, un corps étranger, une plaie profonde, une hernie discale avec paralysie…).
Adapter notre planning autour d’un jour férié, c’est donc anticiper en évitant de remplir le planning la veille du jour chômé pour pouvoir accueillir au mieux les animaux qui le nécessitent.
Et si trop de consultations viennent s’ajouter à la journée, il vaut parfois mieux appeler des clients pour décaler leurs rendez-vous non urgents, afin d’éviter de créer de l’insatisfaction pour tous.
De même, lors de la prise de rendez-vous, nous devons tenir compte du fait que la plupart des laboratoires seront eux aussi fermés le lendemain, et que nous ne pourrons pas leur envoyer d’analyse. Les rendez-vous concernés sont donc à programmer soit plus en amont du jour férié ou après celui-ci.
Le lendemain, garder de la place pour répondre à la demande
Bien évidemment, l’organisation décrite ci-dessus sera quasiment la même pour le jour de reprise. Vous pouvez être sûr que le téléphone ne va pas arrêter de sonner dès l’ouverture de la ligne téléphonique, pour toutes les personnes qui n’ont pas pu ou qui n’ont pas souhaité aller consulter en urgence. On a tous déjà connu le téléphone qui ne s’arrête plus, toutes nos lignes occupées, mais pas assez de bras... ni d’oreilles ! Garder un maximum de créneaux disponibles pour ces jours de reprise s’avère souvent un pari payant.
Notons que, si le jour férié est un jeudi, il est possible que le vendredi et le samedi soient plus calmes, car beaucoup feront le pont et partiront potentiellement pour le week-end. Mais gare au lundi !
Illustrons nos propos :
Prenons l’exemple d’une organisation pour un vétérinaire qui exerce seul.
En temps normal son planning hebdomadaire est bien établi, très régulier : il reçoit en consultations en début de matinée, principalement des prises de sang ou des consultations pré-opératoires. Ensuite, il est en chirurgie pour le reste de la matinée et consacre son après-midi aux consultations pour motifs variables : problèmes médicaux, consultations vaccinales, fin de vie. Le samedi après-midi, le temps de consultation de la structure prise en exemple étant plus court et la clinique étant fermée le dimanche, un créneau en fin de matinée est réservé pour les urgences et aucune chirurgie n’est programmée ce jour-là, hors nécessité médicale. D’une certaine façon, le planning du jour qui précède la fermeture hebdomadaire est lui aussi adapté afin de pouvoir absorber les demandes qui ne pourraient pas attendre le lundi.
En revanche, sur une semaine avec un jour férié, comme le lundi, le jour qui précède et celui qui suit la fermeture, le planning est réaménagé, afin d’avoir plus de temps pour les consultations médicales. Les chirurgies seront limitées pour les convenances et des créneaux d’urgences rendus disponibles. Et chez vous, comment se font vos aménagements ?
Nous, les auxiliaires, sommes donc les meilleurs pour jouer au tétris©, c’est une évidence ! Nous avons pris l’habitude d’organiser, et même parfois de réorganiser le planning dans la journée. Pour les ASV qui ont leur jour férié chômé, cela fait du bien dans notre semaine, car nous avons un jour de congé supplémentaire ! Cela dit, nous savons également tout le travail que ça implique avant et après. Pour les autres, qui travaillent un jour férié, je vous souhaite bon courage.
Audrey Asselin,
Auxiliaire Spécialisée Vétérinaire
