Pour définir simplement le management, on peut dire qu’il s’agit d’un ensemble de techniques permettant de coordonner les efforts d'une équipe pour atteindre les objectifs de manière efficace et efficiente. Vous connaissez les 4 piliers de l’inflammation (rougeur, chaleur, gonflement, douleur) ? Eh bien, de la même façon, le management repose sur 4 grandes notions : la planification, l’organisation, la direction et le contrôle, afin de réaliser des tâches et de mener à bien des projets.
- La planification consiste à fixer des objectifs et à déterminer les actions nécessaires pour les atteindre. Elle permet d'anticiper les besoins futurs et de préparer des stratégies pour surmonter les défis potentiels.
- L'organisation implique la structuration des ressources et des activités de l'entreprise pour réaliser les plans établis. Une bonne organisation garantit que les ressources sont utilisées de manière optimale et que les responsabilités sont clairement définies.
- La direction consiste à guider, motiver et superviser les membres de l'équipe pour qu'ils accomplissent leurs tâches de manière efficace. Un bon leadership est crucial pour inspirer et encourager les employés à donner le meilleur d'eux-mêmes.
- Le contrôle revient à suivre les performances pour s'assurer que les objectifs sont atteints et que les plans sont respectés. Il permet d'identifier les écarts par rapport aux plans et de prendre les mesures correctives si nécessaire.
Le management concerne les organisations de toutes tailles et de tous secteurs d'activité et son objectif premier est d'en améliorer la performance. Que vous soyez manager et/ou managé(e), pour que le management soit efficace, c’est un travail d’équipe. En tant qu’ASV, votre rôle ne se limite pas seulement aux soins des animaux et à l'assistance des vétérinaires. Une partie cruciale de votre travail implique des compétences en management pour assurer le bon fonctionnement de la clinique. En suivant les dix conseils ci-dessous, vous pourrez améliorer vos compétences en management, ce qui bénéficiera à la fois à votre équipe et aux animaux que vous soignez. Le développement de ces compétences peut également vous ouvrir la voie d’autres opportunités de carrière dans le domaine vétérinaire.
1. Comprendre les fondamentaux du management
Le management implique la coordination et la supervision des activités pour atteindre les objectifs de l'organisation. Pour les ASV, cela inclut la gestion des rendez-vous, la coordination des soins des animaux, la gestion des stocks et l'administration générale de la clinique.
2. Communiquer efficacement
Une communication claire et efficace (à l’écrit comme à l’oral !) est essentielle dans une clinique vétérinaire. Cela s’applique non seulement aux interactions avec les collègues et les vétérinaires, mais aussi à celles avec les propriétaires d'animaux. L’utilisation d’outils de communication appropriés (logiciel de gestion de clientèle, réunions régulières…) permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
3. Gérer son temps et les priorités
Le temps est une ressource précieuse dans une clinique vétérinaire où les journées peuvent être imprévisibles et chargées. Savoir prioriser les tâches est crucial. Vous pouvez faire appel à des outils et des techniques (listes de tâches, agendas, logiciels de gestion…) pour organiser votre travail et celui de l’équipe.
4. Susciter / entretenir la motivation au sein de l’équipe
Motiver l'équipe, encourager la collaboration et maintenir un environnement de travail positif sont des aspects clés du leadership. Reconnaître et récompenser les contributions de chacun, offrir des opportunités de formation continue et être ouvert aux retours positifs comme négatifs sont des moyens efficaces pour maintenir une équipe motivée et engagée.
5. Gérer les conflits
Les conflits peuvent surgir dans n'importe quel environnement de travail. Il est important de parvenir à gérer et résoudre les désaccords de manière constructive. Adoptez une approche proactive en écoutant toutes les parties impliquées, en restant impartial et en cherchant des solutions qui satisfont tout le monde. La médiation et les compétences en résolution de problèmes (empathie, intelligence émotionnelle, impartialité) sont des outils précieux dans ces situations.
6. Organiser les stocks
Une bonne gestion des stocks (grâce à un système de suivi) permet de passer les commandes en temps opportun, d'éviter les ruptures (autres que celles venant du laboratoire ou de la centrale d’achats) et de maintenir le bon fonctionnement de la clinique.
7. Assurer le suivi administratif
Les tâches administratives incluent la gestion des dossiers des patients, la facturation, la prise de rendez-vous et la correspondance avec les clients. L’utilisation d’un logiciel de gestion vétérinaire permet d’automatiser ces tâches et d’assurer une organisation efficace. Une gestion administrative bien rodée présente des avantages certains tels que la réduction des erreurs et l’amélioration de l'efficacité globale de la clinique.
8. Encourager la formation continue
Dans le secteur de la santé animale, il est crucial de rester à jour avec les évolutions de l’écosystème vétérinaire (pratiques, technologies, règlementation…). D’où l’intérêt de favoriser la formation continue et le développement professionnel pour chaque membre de l’équipe. Participez à des formations, des séminaires et des ateliers, lisez la presse professionnelle et incitez vos collègues à faire de même. Le développement des compétences contribuera à améliorer les soins prodigués aux animaux et à renforcer l'expertise de l'équipe.
9. Favoriser le bien-être au travail
Le bien-être des employés est un facteur clé de la productivité et de la satisfaction au travail. Il est indispensable de favoriser un environnement de travail où chacun se sent respecté et valorisé. Cela passe par des pauses régulières, un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et de nombreuses initiatives de bien-être propres à chaque entreprise. Un environnement de travail sain améliore les performances des employés et contribue à les garder plus longtemps dans l’équipe.
10. Savoir s’adapter
Le domaine vétérinaire est en constante évolution. Être adaptable et résilient face aux changements et aux défis est essentiel. Soyez prêt(e) à ajuster vos plans et vos stratégies en fonction des besoins de la clinique et des situations d'urgence. La capacité à rester calme et efficace sous pression est une compétence précieuse.
Le management n’a maintenant plus de secret pour vous. Si au sein des structures vétérinaires, le management est traditionnellement plutôt assumé par les vétérinaires, rien ne vous empêche de vous impliquer ni même de proposer vos services dans le domaine à votre équipe.
La Rédaction
